为了规范人事档案管理工作，确保员工信息的安全性与完整性，提高人力资源管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

一、适用范围

本规定适用于公司全体员工的人事档案管理活动。包括但不限于入职、在职、离职等各阶段的档案收集、整理、保存和使用。

二、档案内容

人事档案应包含但不限于以下

1. 员工基本信息表；

2. 学历证明文件复印件；

3. 职业资格证书复印件；

4. 入职申请材料；

5. 劳动合同及其补充协议；

6. 工作表现评估记录；

7. 培训记录；

8. 奖惩记录；

9. 离职手续办理材料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部负责统一管理和维护所有员工的人事档案，并定期检查档案的完整性和准确性。

2. 各部门负责人需配合人力资源部完成新员工档案的建立以及员工岗位变动后的档案更新工作。

3. 档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得擅自泄露任何档案信息。

四、档案保管方式

1. 所有人事档案均采用电子化存储与纸质存档相结合的方式进行管理。

2. 电子档案需通过加密手段保护数据安全，防止非法访问或篡改。

3. 纸质档案则需存放在专用柜中，并由专人负责日常维护，确保防潮、防火、防盗措施到位。

五、档案查阅权限

1. 仅限于人力资源部门工作人员因工作需要方可查阅相关档案。

2. 如其他部门确需了解某位员工的具体情况时，须经人力资源总监批准后方可查询。

3. 查阅完毕后应及时归还档案，并做好登记备案工作。

六、档案更新流程

当发生如下情形时，应及时对相应档案作出调整：

1. 新招聘人员入职后，需在五个工作日内完成其个人档案的创建；

2. 员工岗位调整或晋升时，需在三个工作日内更新档案信息；

3. 员工离职后，需在一个月内完成档案封存并移交给专门机构保管。

七、违规处理办法

对于违反本规定的个人或部门，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处罚。同时，由此造成的一切后果均由责任人承担。

八、附则

本规定自发布之日起施行，原有关人事档案管理制度同时废止。如遇特殊情况需要修改本规定条款，则须经总经理办公会议审议通过后方可执行。

以上即为《人事档案管理规定规则（2020）》全文，请各位同事认真阅读并遵照执行！

希望这篇内容能够满足您的需求！如果有进一步的要求或者想要调整某些部分，请随时告知。