为提升公司内部沟通效率，规范各类会议的组织与执行流程，确保会议目标明确、内容充实、结果有效，特制定本《公司会议管理规范》。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在通过科学管理，提高会议质量，减少无效时间消耗，推动工作落实。

一、会议分类与适用范围

根据会议性质和目的，公司会议可分为以下几类：

1. 例行会议：如周例会、月度总结会、季度战略分析会等，用于定期汇报工作进展、协调资源、部署任务。

2. 专题会议：针对某一具体项目或问题召开的会议，如项目启动会、方案评审会、问题分析会等。

3. 临时会议：因突发情况或紧急事务需要临时召开的会议，需提前报备并说明会议背景及目的。

4. 跨部门协作会议：涉及多个部门共同参与的会议，需明确牵头单位和参会人员职责。

二、会议筹备与组织要求

1. 会议申请：各部门需提前填写《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参与人员及议程安排，并提交至行政部备案。

2. 会议通知：会议发起人应在会议开始前至少一天发出正式通知，确保相关人员及时到场。

3. 会议议程：会议应有明确的议程安排，包括议题、负责人、讨论时间及预期成果，避免会议跑题或效率低下。

4. 会议记录：每场会议应指定专人负责记录，形成会议纪要，并在会后24小时内发送给相关人员。

三、会议纪律与行为规范

1. 准时参会：所有参会人员应严格遵守会议时间，不得无故迟到或缺席，特殊情况需提前请假。

2. 积极参与：参会人员应围绕会议议题积极发言，提出建设性意见，不得随意打断他人发言。

3. 保持专注：会议期间应关闭手机或调至静音状态，避免干扰会议进程。

4. 尊重他人：发言时应礼貌用语，尊重不同观点，避免情绪化表达或人身攻击。

四、会议效果评估与跟进

1. 任务分配：会议中明确的任务应由责任人签字确认，并设定完成时限。

2. 后续跟进：会议结束后，相关责任人需按照会议决议推进工作，行政部将定期进行跟踪检查。

3. 反馈机制：对会议效果不理想的，应及时总结原因，优化会议流程和组织方式。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应认真贯彻执行，确保各项会议高效有序开展，助力公司整体运营水平提升。