【启动项目商议会会议纪要】会议时间： 2025年4月5日 上午9:30

会议地点： 公司总部第三会议室

主持人： 张伟（项目经理）

参会人员： 李娜（市场部负责人）、王强（技术部主管）、赵敏（财务总监）、陈浩（客户代表）

记录人： 刘婷

一、会议背景与目的

本次会议旨在就即将启动的“智慧园区管理系统”项目进行初步讨论，明确各方职责分工，梳理项目推进的关键节点，并对前期准备工作进行部署。会议围绕项目目标、资源调配、时间节点及风险预判等方面展开深入交流。

二、项目概述

张伟首先介绍了项目的整体情况，该项目是公司今年重点推进的数字化转型项目之一，主要面向大型商业园区提供智能化管理解决方案。项目计划分为三个阶段实施：需求调研、系统开发与测试、上线运行。

会上强调了项目的重要性，不仅关系到公司业务拓展，也对公司品牌形象和技术实力有重要影响。

三、各部门职责分工

1. 市场部（李娜）

负责与客户方的对接工作，收集并整理用户需求，协助制定项目实施方案。同时，需在项目启动后持续跟进客户反馈，确保产品符合实际使用场景。

2. 技术部（王强）

主导系统架构设计与开发工作，需在两周内完成初步方案设计，并组织内部评审。同时，应提前准备测试环境，确保后续开发顺利进行。

3. 财务部（赵敏）

对项目预算进行审核，并根据项目进度安排资金拨付计划。要求各环节费用控制在合理范围内，避免超支。

4. 客户代表（陈浩）

提出了对系统功能的具体期望，特别强调了数据安全性和操作便捷性。建议在开发过程中增加用户培训环节，提升后期运维效率。

四、时间节点与任务分解

会议明确了以下关键时间节点：

- 4月10日前：完成需求确认与合同签署；

- 4月15日前：技术部提交初步设计方案；

- 4月20日前：召开项目启动会，正式进入开发阶段；

- 5月30日前：完成系统测试与优化；

- 6月15日前：项目正式上线并交付客户。

五、风险与应对措施

会议中也对可能遇到的风险进行了分析，包括客户需求变更、技术实现难度、资源调配不足等。针对这些问题，提出以下应对措施：

- 建立定期沟通机制，确保信息透明；

- 技术部预留一定弹性时间用于应急处理；

- 财务部提前做好备用资金准备；

- 各部门加强协作，避免信息孤岛。

六、其他事项

会议还就项目团队的组建、办公场地安排以及外部合作单位的选择进行了初步讨论。决定由张伟牵头成立专项小组，负责后续具体工作的协调与落实。

七、会议总结

张伟在会议最后总结指出，本次会议为项目的顺利启动奠定了良好基础，希望各部门高度重视，密切配合，确保项目按期高质量完成。同时，他鼓励大家积极提出建设性意见，共同推动项目向前发展。

会议结束时间： 2025年4月5日 下午11:00

下次会议时间： 待定（根据项目进展另行通知）

记录人签字： 刘婷

审核人签字： 张伟