【调档函格式及流程（公函）】在日常工作中，尤其是在人事管理、档案管理以及人才流动频繁的行业，调档函是一项常见且重要的文件。调档函是用于办理个人人事档案转移或查询的正式公文，具有法律效力和规范性。本文将详细介绍调档函的基本格式、使用场景以及相关办理流程，帮助读者更好地理解和运用这一重要文书。

一、调档函的基本概念

调档函是指由单位或个人向有关档案管理部门申请调取或转移个人人事档案时所使用的正式公文。它通常用于以下几种情况：

- 人员调动、离职后档案转移；

- 考研、考公务员等需要提供档案证明的情况；

- 退休、转正、职称评定等人事手续办理；

- 档案补办或核实等特殊情况。

调档函的出具单位通常是用人单位、人才交流中心、人力资源和社会保障局等相关部门。

二、调档函的标准格式

一份标准的调档函应包含以下几个基本要素：

1. 明确表明文件性质，如“调档函”。

2. 收件单位名称：写明接收调档函的档案管理机构或单位名称。

3. 发件单位信息：包括发件单位全称、联系人、联系电话等。

4.

- 说明调档原因；

- 提供被调档人的姓名、身份证号、原档案存放地等基本信息；

- 明确调档目的及用途；

- 请求对方协助办理相关手续。

5. 落款：发件单位盖章及负责人签字。

6. 日期：填写发出调档函的具体日期。

示例格式如下：

```

调档函

××××档案管理中心：

因我单位员工×××（身份证号：××××××）工作调动，现需将其人事档案调至我单位。请协助办理相关手续，并将档案寄送至以下地址：

收件人：×××

联系电话：××××××

地址：××××××

特此函达，敬请协助！

×××单位（盖章）

负责人：×××

2025年4月5日

```

三、调档函的办理流程

调档函的办理流程一般包括以下几个步骤：

1. 准备材料：根据调档需求，准备好个人身份证明、单位介绍信、调档申请表等相关材料。

2. 填写调档函：按照标准格式撰写调档函，确保信息准确无误。

3. 提交申请：将调档函及相关材料提交给档案管理机构，可选择线上或线下方式。

4. 审核与办理：档案管理部门对调档函进行审核，确认无误后安排档案转移或提供档案复印件。

5. 领取或寄送档案：根据实际情况，档案可由本人领取或由档案管理部门寄送至指定地址。

四、注意事项

- 调档函必须由单位或相关授权部门出具，个人自行开具的调档函可能不被接受；

- 调档过程中应注意保密，避免个人信息泄露；

- 如遇档案遗失或无法调取，应及时与档案管理部门沟通，寻求解决方案；

- 不同地区或单位可能有不同要求，建议提前咨询相关部门。

五、结语

调档函作为人事档案管理中的重要工具，其规范性和准确性直接影响到档案的顺利转移和使用。掌握调档函的基本格式和办理流程，不仅有助于提高工作效率，也能有效避免因资料不全或格式错误而导致的延误。希望本文能为相关人员提供实用参考，助力档案工作的规范化与高效化。