【酒店营销部资料管理制度】为规范酒店营销部门在日常工作中对各类资料的管理流程，提升信息利用效率，保障数据安全与信息完整，特制定本《酒店营销部资料管理制度》。本制度适用于酒店营销部所有员工及相关业务合作单位，在资料的收集、整理、使用、存储及销毁等环节中应严格遵守。
一、资料分类与管理职责
1. 资料分类
营销部所涉及的资料主要包括客户信息、市场调研报告、促销活动方案、合同协议、销售数据报表、宣传材料、往来函件等。根据内容性质和用途，可进一步细分为内部资料、外部资料、机密资料及公开资料。
2. 管理职责
营销部负责人负责制定资料管理制度并监督执行；各岗位人员需按照职责分工，落实资料的归档、更新与保管工作；档案管理员负责统一管理和维护资料库，确保资料的安全性和可追溯性。
二、资料的收集与整理
1. 资料收集要求
所有与营销相关的资料必须及时、准确地进行收集，包括但不限于客户反馈、市场动态、竞争对手分析、活动效果评估等。资料来源应合法合规，不得侵犯他人隐私或违反相关法律法规。
2. 资料整理规范
资料应按时间、项目、类别等方式进行分类整理，建立清晰的目录结构。电子文档应命名规范，便于查找与调用；纸质资料应按编号登记并妥善存放，避免遗失或损坏。
三、资料的使用与共享
1. 使用权限控制
根据资料的敏感程度，设定不同的访问权限。涉及客户隐私或商业机密的信息，仅限于授权人员查阅，严禁擅自复制、外传或泄露。
2. 信息共享机制
在必要情况下，经审批后可与其他部门或合作单位进行信息共享。共享前应签署保密协议，明确使用范围与责任，确保信息使用的合法性与安全性。
四、资料的存储与备份
1. 存储方式
电子资料应存放在公司指定的服务器或加密存储设备中，定期进行数据备份；纸质资料应统一存放于专用档案室，并做好防火、防潮、防盗措施。
2. 备份管理
重要数据应定期备份，备份文件应与原始文件分开存放，确保在突发情况下能够快速恢复数据，避免因系统故障或人为失误造成信息丢失。
五、资料的销毁与清理
1. 销毁流程
对于已过期、无保存价值或不再使用的资料，须经相关部门审核批准后方可销毁。纸质资料应采用碎纸机处理，电子资料应彻底删除并覆盖存储空间。
2. 清理周期
营销部应每季度对资料进行一次全面清理，确保资料库的整洁与高效运作。同时，对长期未使用的资料进行归档或转移，避免资源浪费。
六、附则
本制度自发布之日起施行，由酒店营销部负责解释与修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护酒店营销工作的规范化与高效化。
备注： 本制度可根据实际运营情况适时调整，以适应不断变化的市场环境与管理需求。
