为了规范公司内部文件和档案的管理流程，确保各类信息资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。以下为具体规定：
一、文件管理
1. 文件分类
所有文件按照性质分为行政类、技术类、财务类等，并根据重要程度设置不同的保管期限。
2. 文件接收与发放
文件接收后需进行编号登记，确保每份文件都有唯一标识；发放时需记录领用人信息，便于追踪使用情况。
3. 文件存储
各部门应设立专门的文件柜存放文件，并定期检查文件状态，防止丢失或损坏。
4. 文件更新
对于需要更新的文件，应及时替换旧版本，并通知相关人员知晓最新版本。
二、档案管理
1. 档案归档
每项工作完成后，相关资料应及时整理归档，确保档案内容全面准确。
2. 档案查阅
查阅档案需经批准，借阅者须填写申请表并按时归还，不得私自复印或外借。
3. 档案销毁
超过保存期限且无保留价值的档案，在审批后方可销毁，销毁过程需有两人以上监督。
通过严格执行上述制度，可以有效提升文件和档案管理水平，保障企业运营效率和信息安全。希望全体员工共同遵守，共同努力维护良好的办公环境。
此制度自发布之日起施行，解释权归综合办公室所有。如有疑问，请随时联系综合办公室咨询。
