随着信息化建设的不断推进，软件资产已成为企业运营中不可或缺的重要资源。为规范公司内部正版软件的使用与管理，提高软件资产管理效率，特制定本《正版软件台账管理制度》。该制度旨在确保公司所有正版软件的合法合规使用，并通过建立完善的台账管理体系，实现对软件资产的有效监控和维护。

一、适用范围

本制度适用于公司及其下属单位的所有正版软件采购、使用、维护及报废等全过程管理。包括但不限于办公自动化软件、设计开发工具、项目管理平台等各类软件产品。

二、基本原则

1. 合法性原则

所有软件均需从正规渠道购买或授权获取，严禁使用未经授权的盗版软件。

2. 统一管理原则

公司将集中统一负责正版软件的采购、分配及后续管理工作，各部门和个人不得擅自安装或卸载软件。

3. 动态更新原则

定期对软件台账进行检查和更新，确保记录信息准确无误，并及时反映软件资产的实际状态。

三、台账内容与格式

软件台账应包含以下核心信息：

- 软件名称及版本号；

- 授权许可类型（如永久授权、订阅服务）；

- 购买日期及有效期；

- 使用部门及责任人；

- 实际安装位置及数量；

- 维护记录（如升级、补丁安装情况）；

- 报废或停用时间。

台账可采用电子表格形式保存，并设置专人定期备份以防止数据丢失。

四、具体操作流程

（一）软件采购阶段

1. 各需求部门根据实际工作需要提出申请，填写《软件采购申请表》，经主管领导审批后提交至信息中心。

2. 信息中心汇总需求并组织招标或比价采购，确保所购软件符合国家法律法规及相关行业标准。

3. 收到软件后，由专人验收并登记入账，同时将相关文件资料存档备查。

（二）软件使用阶段

1. 每台设备安装软件前必须先核对台账，确认是否已获得相应许可。

2. 使用过程中如发现异常问题（如无法正常运行、功能受限等），应及时反馈给技术支持部门处理。

3. 对于需要频繁升级或更换硬件环境的软件，需提前做好评估，并按照规定程序重新申请授权。

（三）软件报废阶段

当软件达到使用寿命或因业务调整不再需要时，应按以下步骤执行：

1. 填写《软件报废申请单》，说明原因并获得批准；

2. 将剩余价值较高的软件移交给其他部门继续使用；

3. 对已废弃的软件进行彻底清除，避免遗留安全隐患；

4. 更新台账，标注报废日期及相关说明。

五、监督检查机制

为保证制度有效落实，公司将成立专门的工作小组，不定期开展自查自纠活动。重点检查以下几个方面：

- 是否存在未备案使用的软件；

- 授权期限是否到期且未续费；

- 台账记录是否完整准确；

- 数据安全措施是否到位。

对于违反规定的个人或部门，将视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至追究法律责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司管理层所有。未来如有修改，将以正式公告为准。

通过建立健全正版软件台账管理制度，我们不仅能够保障企业的合法权益，还能促进资源合理配置，提升整体竞争力。希望全体员工共同遵守相关规定，携手共建健康和谐的信息环境！